Con il sistema LibreEOL i dati personali trattati consistono nei dati identificativi da te inseriti, nelle immagini e tracce sonore ambientali raccolte attraverso la telecamera ed il microfono; essi sono correlati alle credenziali di autenticazione da te utilizzate per l’accesso al sistema. Sia la telecamera che il microfono devono quindi essere disponibili e attivi, nella postazione utilizzata per il sostenimento dell’esame, per tutta la durata di svolgimento della prova. Il mancato rispetto delle prescrizioni appena elencate, nonché delle regole riportate nel Regolamento per gli esami a distanza inizialmente citato, prevede l’annullamento della prova.
Fase preliminare di riconoscimento: Il sistema, dopo l’accesso autenticato e la selezione dell’esame da sostenere, mostra tre riquadri affiancati. Nel riquadro di sinistra viene chiesto di avvicinare alla telecamera il tuo documento di identità per acquisirne e conservarne, anche in questo caso, l’immagine. Preparati su una postazione collocata in un contesto adeguato dove NON siano presenti o possano transitare altri, a parte te. Il riquadro centrale utilizza la telecamera in modalità live, e ti consente di vederti mentre ti posizioni davanti al tuo dispositivo. Nel riquadro di destra, devi acquisire una tua foto cliccando sull'apposito bottone, consistente nell’immagine ottenuta al momento attraverso la telecamera e registrata nel sistema. Al termine della fase di riconoscimento può iniziare l’esame.
Fase di svolgimento della prova: Il sistema LibreEOL utilizza 4 strumenti per controllare che ti comporti correttamente durante l’esame e per consentire al docente di analizzare, anche successivamente e con i vari dati a disposizione, le possibili anomalie rilevate e registrate, ai fini della validazione dell’esame:

1. Full Screen e focus sulla pagina web
   All’inizio dell’esame, la finestra del browser viene messa in full screen ed è vietato aprire altre finestre. Se cerchi di farlo, riceverai un messaggio a schermo pieno e colorato di rosso e tale evento sarà registrato dal sistema, in quanto tale azione è proibita. Dopo un certo numero di eventi di questo tipo, l’esame viene bloccato dal sistema (questo è l’unico caso in cui ciò accade).
2. Suoni ambientali
   Viene registrato e salvato nel sistema qualsiasi rumore (anche voci) intercettate dal sistema. Contemporaneamente viene scattata e memorizzata una tua foto per le verifiche che effettuerà il docente sulla possibile correlazione tra quanto registrato e l’esito della prova sostenuta.
3. Movimenti del volto
   Essendo vietato girarsi, copiare, farsi suggerire o compiere qualsiasi altra azione quale ricorrere all’ausilio di terzi, di testi o appunti, una rete neurale calcola istantaneamente una serie di punti del volto, denominati landmarks. Questi landmarks giacciono su un piano. Se il piano uscirà da un intervallo di tolleranza, verrà identificato un evento anomalo e registrata l’immagine. Dopo 7 eventi vieni avvisato con un pannello che il sistema sta notando e registrando comportamenti supposti scorretti che saranno valutati dal docente nel decidere sull’esito dell’esame.
4. Live view
   La prova potrà essere monitorata dal docente che potrà seguire i candidati in un pannello, dal vivo, mentre svolgono l’esame.

I dati personali (foto, documento di identità e suoni, oltre ai log di gestione del sistema che conservano l’ip da cui è stato effettuato il collegamento) ed eventualmente di natura particolare – stati di salute evincibili dalle fotografie e immagini riprese - verranno utilizzati al solo scopo di verificare il regolare svolgimento della prova d’esame, ai fini della validazione della stessa e attribuzione dell’esito, nonché per la gestione di eventuali ricorsi. I log del collegamento potranno essere utilizzati per verifiche attinenti la regolarità della connessione e la gestione in sicurezza dei sistemi informatici universitari. Tutti i tuoi dati vengono memorizzati su un sistema cloud gestito da Amazon, nominato contrattualmente responsabile del trattamento ai sensi della normativa in materia di protezione dati personali e tenuto, in forza del contratto, a garantire idonee misure di sicurezza sui dati registrati o comunque trattati. Il sistema LibreEOL provvede a disaccoppiare i dati nominativi identificativi dalle fotografie e suoni raccolti e a codificare le immagini ottenute dalla telecamera al fine di ridurre i rischi alla persona derivanti da accessi malevoli e utilizza protocolli di sicurezza nella trasmissione dei dati in cloud. I dati verranno conservati per il tempo necessario al docente a validare l’esame e saranno cancellati contestualmente al processo di archiviazione dell’esame. Per quanto attiene al materiale relativo agli studenti il cui esame è stato invalidato alla luce dei dati acquisiti con le modalità sopra descritte, questo verrà conservato e crittografato in uno spazio di archiviazione esterno al sistema per un massimo di 130 giorni dalla data di archiviazione dell'esame per essere recuperato in caso di rivalsa da parte dello studente. La prova scritta potrà essere salvata e conservata dall’Università insieme al verbale d’esame, secondo i tempi stabiliti dalla legge. I log verranno conservati per massimo 6 mesi dalla data dell’esame, salvo richieste da parte dell’autorità giudiziaria avvenute in tale periodo. Per ulteriori informazioni sui trattamenti dei dati effettuati tramite il sistema LibreEOL puoi scrivere all’indirizzo segreteria.rettorato@unipg.it .